この春、社会人として新たな一歩を踏み出し、配属された場所で研修などを受けている人もいるでしょう。仕事内容だけでなく、社会人としてのマナーも今のうちに身につけておきたいところ。そこで、日々の業務で必ずと言っていいほど使用する「社内メール」の基本的なマナーについて、マナー講師の樋田かおりさんに伺いました。

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社内メールには相手への配慮が必要　仕事の効率化を図ることも

　コロナ禍がきっかけで、リモートワークを導入した企業も少なくありません。最近は対面でのやりとりが戻りつつあるとはいえ、今まで以上に社内メールを使う機会が増えたという人もいるでしょう。メールは場所を問わずにコミュニケーションを取ることができるほか、テキストとして残すことで情報を正確に伝えられるメリットもあります。

　しかし、社内の人へのメールだから……とあまり意識せずに使っていると、相手に対して失礼になったり、意思疎通がうまくいかなかったりすることもあります。そのため、相手の状況や気持ちを十分に配慮することが大切です。

　社内メールの正しい使い方をしっかり理解していれば、コミュニケーションを円滑に取りながら、仕事を効率良く進めることができるでしょう。

相手へのあいさつと要件で気をつけることとは？

　社内メールは、相手の部署と名前を入れることが一般的です。これは、主体となるメールの相手以外にメールの内容を知らせたい人のアドレスを、「CC」に入れる場合があるためです。誰に連絡をしているのか、誰から返信をしてもらいたいのかを、部署と名前を入れることで明確にします。

　相手の部署と名前を入れたら、社内でとくに取り決めがない場合は「あいさつ→ご自身の部署と名前→要件」という順番でメールを作成します。社内メールは電話と同じように、自分の名前を名乗るのが必須です。要件は相手にできる限り早く理解してもらえるよう、わかりやすく、簡潔にまとめることを心がけましょう。

【例】基本的な社内メールの書き出し

「おはようございます。管理部の鈴木です。先日ご提出いただいた書類の件で、記載の漏れがありましたのでご連絡しました。修正箇所に関して添付にてお送りしますので、ご確認のうえご返信いただけますでしょうか」

　また社内では、上司へ電話や対面で相談したあとにメールを送るケースもあります。その場合は「先ほどは貴重なお時間を頂戴し、ありがとうございました」などお礼を込めた書き出しにしましょう。