社内メールで送るべきではないことも

　早急に知らせたい内容であっても、部下が上司に社内メールで伝えるべきではないこともあります。たとえば、状況を把握したうえで判断が必要な内容を上司に伝える場合です。メールだけで済ませようとするのはマナー違反になります。また、トラブル対応の結果だけをメールで伝えるのも良いマナーとは言えません。上司の判断が必要になるものは、事前に直接伝えることでトラブルを最小限に抑えたり、何か解決策が見つかったりすることもあります。

　ほかにも、退職することを突然メールで伝えるのも失礼になります。事前に対面や電話で伝えるようにし、一方的なメール報告になってしまうのは避けましょう。

　ただし、一方的なメール報告でも、体調不良などでやむを得ず欠席をする場合は、体調不良で話せないときに限りメールでも問題ありません。そのときは、業務に支障がでないよう、できるだけ早いタイミングで知らせましょう。復帰の目処も、わかりしだい合わせて伝えるのがベターです。

　上司が部下へ連絡する際にも気をつけることがあります。それは、「感情」を文字にすること。たとえば、仕事の指示をしたあと、その後の行動や結果で不満に思ったことなどを長文で送るといったケースです。ネガティブな感情を文字にすることできつい印象になり、部下が萎縮することも。そのため、改善点を伝えたい場合は、まず口頭で伝えるほうが良いでしょう。補足で文字に残すのは良いかもしれませんが、最初からメールでダメ出しをしてしまうと、部下の性格によっては必要以上に気にしてしまうこともあります。

添付ファイルの形式、メールを送るタイミングにも注意

　社内メールで資料などを送るときには、確認する相手に気を配ることが大切です。Wordファイルは、相手が使うパソコンの機種によって開いたときに段落がずれてしまうこともあるため、PDF化したものを合わせて送るようにしましょう。また、大容量のデータに関してはファイルを圧縮します。社外秘や個人情報を含むものなど、取り扱いに注意が必要なものは、パスワードを設定して送りましょう。

　メールを送るタイミングも、相手の状況を考えるのが正しいマナーと言えます。午後9時を過ぎた場合には、「夜分遅くに失礼します」とひと言添えるようにしましょう。自動メール設定で送る場合は、相手の出勤時に確認できるようなタイミングで送ります。急ぎの案件でメールを送るのが遅い時間になる場合は、事前にそのことを伝えて許可をもらうようにすると良いでしょう。

（Hint-Pot編集部）